KU31: guide till kontrolluppgift om utdelning

”KU31? Vad är det?” Det är en av frågorna Henrik Kristensen, grundare av NVR, oftast får från bolag som har delat ut pengar till sina ägare. Svaret: KU31 är kontrolluppgiften som talar om för Skatteverket vem som har fått utdelning och hur mycket. För utdelning under 2026 ska den vara inne senast den 1 februari 2027, eftersom 31 januari är en söndag. Uppgifterna blir sedan underlag för aktieägarnas förifyllda deklarationer. Visar aktieboken fel ägare blir det fel där också. Här går vi igenom vad KU31 är, vem som lämnar den, vad den ska innehålla – och varför allt börjar i aktieboken.

Vad är KU31?

KU31 är kontrolluppgiften där ett bolag talar om för Skatteverket vilken utdelning det har betalat ut, och till vem. Det gäller utdelning på delägarrätter, alltså aktier och liknande andelar. Bolaget, eller den som sköter utbetalningen, lämnar uppgiften.

Skatteverket använder KU31 för att beskatta utdelningen. För privatpersoner förifyller Skatteverket deklarationen med uppgifterna. Därför måste KU31 visa rätt mottagare och rätt belopp, även när någon annan än bolaget lämnar in den.

KU31 är inte samma sak som K10. Bolaget lämnar KU31. Ägaren lämnar själv K10 i sin deklaration för att räkna fram skatten på aktier i ett fåmansföretag, enligt de så kallade 3:12-reglerna. Den ena ersätter inte den andra.

Vem ska lämna KU31 – och för vilka aktieägare?

Det är den som betalar ut utdelningen som lämnar KU31: bolaget eller den aktör som sköter utbetalningen åt bolaget, enligt Skatteverket.

KU31 lämnas för privatpersoner och vissa dödsbon som har fått utdelning. Den visar utdelningen och eventuell skatt som har dragits av. Det gäller också ägare som bor utomlands och bara är skattskyldiga i Sverige för vissa inkomster (begränsat skattskyldiga). Att ägaren är utländsk betyder alltså inte att KU31 kan hoppas över. Det framgår av Skatteverkets exempel.

För utländska ägare tillkommer kupongskatt, alltså den skatt som dras av när utdelning betalas till någon som bor utomlands. I ett kupongbolag, ett bolag som för sin egen aktiebok, redovisas kupongskatten på särskilda blanketter (18a eller 18b). De lämnas utöver KU31, inte i stället. Mer om det finns i Skatteverkets vägledning om kupongbolag.

När ska KU31 lämnas?

KU31 ska ha kommit in till Skatteverket senast den 31 januari året efter det kalenderår uppgiften gäller. För utdelning under 2026 blir sista dagen måndag den 1 februari 2027, eftersom 31 januari är en söndag. Du lämnar KU31 i Skatteverkets e-tjänst eller som fil.

Tidslinjen börjar med stämmans beslut om utdelning, men beslutsdatumet avgör inte i sig vilket år KU31 gäller. Enligt skatteförfarandelagen är det när utdelningen betalas ut eller tillgodoräknas, alltså blir tillgänglig för ägaren, som räknas.

Vad ska stå i KU31?

KU31 ska visa vem som lämnat uppgiften, vem som fått utdelningen och vilket bruttobelopp som hör till mottagaren. För en svensk fysisk person anges bolagets organisationsnummer i fält 201, mottagarens personnummer i fält 215 och utdelningen före skatt i fält 574. Skatteverkets exempel visar hur uppgifterna fylls i för olika utdelningssituationer. 

Redovisa utdelningen före skatt, inte det som blev kvar efter skatteavdrag. Har preliminär skatt dragits av anges den i fält 001. Kupongskatt som har dragits av anges i fält 003. Vilket fält som används beror på mottagaren. För utdelning från ett kupongbolag till en privatperson som bor i Sverige dras normalt ingen skatt av.

Är bolaget ett fåmansföretag, i vardagligt tal fåmansbolag, markerar du fält 061 när mottagaren är delägare, närstående eller någon annan som fältets beskrivning omfattar. Ett fåmansföretag är ett bolag där fyra eller färre ägare har mer än hälften av rösterna. Markeringen talar om för Skatteverket att utdelningen kommer från ett fåmansföretag och att ägaren sedan ska använda sig av blankett K10 i sin deklaration. Den ändrar inte beloppet.

Varför avgör aktieboken om KU31 blir rätt?

Aktieboken är bolagets underlag för vem som äger aktierna och vilka rättigheter ägarna har. Visar den fel ägare eller fel antal aktier blir också KU31 fel: fel mottagare eller fel belopp. Enligt aktiebolagslagen är det aktieboken som ligger till grund för aktieägarnas rättigheter mot bolaget.

Risken är störst när aktier byter ägare under året, eller går vidare genom gåva eller arv. Har den nya ägaren inte förts in i aktieboken visar underlaget fortfarande den tidigare ägaren. Ett saknat eller felaktigt personnummer gör dessutom att KU31 inte pekar ut rätt mottagare.

Kontrollera därför aktieboken mot utdelningsbeslutet och den dag som gäller för utdelningen. Aktieboken måste uppdateras när en ny ägare har visat att hen har förvärvat aktierna, så som aktiebolagslagen kräver.

Har bolaget gett ut fysiska aktiebrev gäller en extra regel. Aktieboken ska visa att aktiebreven finns, och utdelningen ska betalas till den som har aktiebrevet. Ägaren behöver alltså visa upp aktiebrevet för bolaget innan utdelningen betalas ut.

Det räcker alltså inte att fördela utdelningen efter en gammal ägarlista eller en procentsats som inte längre stämmer. Rätt KU31 börjar med rätt mottagare och rätt aktieinnehav i bolagets underlag.

”Nio av tio aktieböcker har fel. Då blir KU31 fel också.”

Henrik Kristensen har granskat tusentals aktieböcker genom åren. Så här ser han på KU31.

”Nio av tio aktieböcker som förs i Word eller Excel, av de tusentals jag har granskat, innehåller någon form av fel. Det låter som en detalj. Men en felaktig aktiebok betyder att utdelningen och KU31 kan hamna hos fel person eller få fel belopp.”

”Felen är nästan alltid desamma: ägarbyten som aldrig förts in, gåvor till barn som saknas i historiken, arv som inte registrerats och personnummer som fattas. Ibland finns aktieboken i flera versioner som säger olika saker.”

”Det de flesta missar är att det är ägandet när utdelningen beslutas som avgör. Inte hur ägarlistan ser ut i januari när KU31 ska lämnas.”

”För en redovisningsbyrå börjar januari med detektivarbete. Vilka av alla klientbolag har delat ut under året, och när? Vem ägde aktierna just då? Först när det är utrett kan byrån ta fram KU31. Och allt sker under tidspress. Det är där felen uppstår.”

Exempel: den gamla delägaren står kvar i aktieboken

Ett mindre IT-bolag har tre delägare: A, B och C. När C säljer samtliga aktier till A glömmer styrelsen att uppdatera aktieboken. På hösten beslutar bolaget om en extra utdelning på 300 000 kr. Enligt den faktiska ägarfördelningen får A 200 000 kr och B 100 000 kr, medan C inte får någon utdelning.

Varför det blev fel på KU31

När KU31 ska lämnas året därpå utgår ekonomiansvarig från den felaktiga aktieboken, där C fortfarande står som ägare till en tredjedel av bolaget. Bolaget rapporterar därför felaktigt att C har fått 100 000 kr i utdelning och att A endast har fått 100 000 kr.

Vad det ledde till

Felet upptäcktes inte förrän på våren då inkomstdeklarationerna skickades ut:

1. Fel deklaration för C: C:s deklaration var förifylld med 100 000 kr i utdelning och krav på K10-bilaga, trots att C inte hade fått några pengar. C riskerade därmed att beskattas för en utdelning som aldrig betalats ut.
2. Fel underlag för A: A:s förifyllda utdelning var samtidigt 100 000 kr för låg. En oförändrad deklaration hade därför blivit fel, medan en korrigering i K10-bilagan inte stämde med bolagets uppgifter och flaggades av Skatteverket.
3. Rättelse och merarbete för bolaget: Bolaget tvingades uppdatera aktieboken med rätt överlåtelsedatum och lämna en rättad KU31 som tog bort C:s felaktiga uppgift och höjde A:s utdelning.
4. Försenad skatteåterbäring: Diskrepansen ledde till manuell granskning av både A:s och C:s deklarationer, krav på skriftliga förklaringar samt försenade slutskattebesked och eventuella skatteåterbäringar.

‍Tre råd inför årets utdelning

1. Uppdatera aktieboken direkt när ägandet ändras.
2. Kontrollera ägare och personnummer innan utdelningen beslutas.
3. Stäm av varje mottagares belopp innan KU31 lämnas.

Hur får man fram rätt underlag till KU31?

Rätt KU31-underlag börjar med en aktiebok som visar ägarna och innehaven vid den tidpunkt som är relevant för utdelningen. Stäm av den mot utdelningsbeslutet och kontrollera särskilt ägarbyten, gåvor, arv och förändringar i aktieinnehav eller aktieslag. 

Samla sedan uppgifterna för varje mottagare: identitet, antal aktier, utdelning före skatt och eventuellt skatteavdrag. Jämför summan av alla KU31 med bolagets beslut och utbetalningar. Spara också underlaget bakom sammanställningen. Enligt skatteförfarandelagen ska det finnas underlag som gör det möjligt att kontrollera uppgifterna.

Med NVR förs aktieboken digitalt, med full historik över ägare, innehav och förändringar. Där registrerar du också utdelningen: totalt belopp och beslutsdag. Utifrån det tar bolaget eller rådgivaren automatiskt fram en färdig KU31-fil som lämnas till Skatteverket. Det sparar timmar av arbete, och rätt belopp hamnar hos rätt ägare vid rätt tidpunkt.

Vanliga missförstånd om KU31

De vanligaste missförstånden gäller när KU31 ska lämnas, vilka mottagare den omfattar och hur den förhåller sig till K10 och aktieboken.

”Jag är ensam ägare, så jag behöver inte lämna KU31.” Även ett bolag med en enda ägare ska lämna KU31 när ägaren har fått utdelning. Antalet ägare spelar ingen roll.

”Jag lämnar K10 eller K12, så KU31 behövs inte.” Bolaget lämnar KU31. Ägaren lämnar K10 eller K12 i sin egen deklaration. Det ena ersätter inte det andra.

”Alla som får utdelning ska ha en KU31.” KU31 gäller i första hand privatpersoner och dödsbon. Får ett svenskt aktiebolag utdelning lämnas ingen KU31. För utländska ägare gäller särskilda regler om kupongskatt.

”Aktieboken kan ordnas först när KU31 ska lämnas.” Aktieboken ska hållas uppdaterad löpande, med underlag för varje ändring. Den som reder ut ägarhistoriken först i januari löper större risk att få fel mottagare eller belopp.

‍Checklista: så förbereder du dig inför KU31

Förbered KU31 genom att kontrollera mottagare, utdelningsbelopp och uppgifter mot bolagets underlag innan du lämnar in.

• Ta reda på vem som ska lämna KU31: normalt bolaget som betalar ut utdelningen.
• Stäm av aktieboken och ägarhistoriken mot den tidpunkt som avgör rätten till utdelningen.
• Kontrollera vilka mottagare som ska rapporteras och att deras identitetsuppgifter är korrekta.
• Jämför utdelningsbeslutet med beloppen som tilldelats respektive mottagare.
• Stäm av utdelning före skatt och eventuellt skatteavdrag.
• Kontrollera att rätt fält är ifyllda, även fält 061 om bolaget är ett fåmansföretag.
• Lämna KU31 i Skatteverkets e-tjänst eller som fil, senast på deadline.

Läs gärna Skatteverkets KU31-anvisningar

KU31 är en liten blankett med stor räckvidd. Den avgör vad som står i aktieägarnas deklarationer, och den blir aldrig mer rätt än aktieboken den bygger på. Börja därför i aktieboken: se till att den visar vem som ägde vad när utdelningen beslutades. Då blir KU31 en avstämning i stället för ett detektivarbete.

Rätt aktiebok ger rätt KU31.

I NVR registrerar du utdelningen direkt i aktieboken och tar fram en färdig KU31-fil att lämna till Skatteverket.

Ta fram KU31 med NVR – boka en demo.

‍

Vanliga frågor om KU31

Det här är frågorna vi oftast får om KU31.

Måste jag lämna KU31 om jag är ensam ägare?

Ja. Har ditt aktiebolag delat ut pengar till dig ska utdelningen redovisas på KU31, även om du är ensam ägare.

Behövs KU31 när ett aktiebolag äger aktierna?

Normalt inte om ägaren är ett svenskt bolag. För utländska bolag kan särskilda regler om kupongskatt gälla. Läs mer i Skatteverkets vägledning om kupongbolag.

Vad händer om KU31 lämnas för sent eller blir fel?

Lämna uppgiften så snart som möjligt och kontakta Skatteverket om du är osäker. Är en uppgift fel ska den rättas eller tas bort enligt Skatteverkets instruktioner. Gäller felet fel person är det en annan process än när beloppet är fel.

Hur rättar man en KU31?

Vid fel belopp skickar du in en ny KU31 med samma specifikationsnummer och identitetsuppgifter som den ursprungliga. Gäller kontrolluppgiften fel person tar du först bort den felaktiga och lämnar sedan en ny med rätt identitet.

Vad är skillnaden mellan KU31 och K10?

Bolaget lämnar KU31 om utdelningen. Ägaren lämnar själv K10 om aktierna är kvalificerade enligt reglerna för fåmansföretag. Båda behövs.

Ska utländska ägare med på KU31?

Ja, om de är privatpersoner. KU31 ska lämnas även för ägare som bor utomlands. Kupongskatten redovisas då separat. Läs mer i Skatteverkets vägledning för kupongbolag.

Måste jag lämna KU31 om utdelningen beslutades på extra stämma eller redan anmälts till Bolagsverket?

Ja. Det spelar ingen roll om utdelningen beslutades på ordinarie årsstämma eller extra bolagsstämma, eller om den redan har anmälts till Bolagsverket eller nämnts i årsredovisningen. KU31 ska ändå lämnas till Skatteverket.

Behövs en KU31 för varje utdelning?

Nej, du skickar in en KU31 som summerar alla utdelningar som har skett under året.

Källor

[1] Skatteverket – Kontrolluppgift om utdelning m.m. på delägarrätt (KU31) · skatteverket.se

[2] Skatteverket – Så fyller du i KU31: exempel · skatteverket.se

[3] Skatteverket – Utdelning från kupongbolag och kupongskatt · skatteverket.se

[4] Skatteverket – E-tjänsten Lämna kontrolluppgifter · skatteverket.se

[5] Skatteförfarandelag (2011:1244) · riksdagen.se

[6] Aktiebolagslag (2005:551) · riksdagen.se

[7] Skatteverket – Så rättar du en kontrolluppgift · skatteverket.se