Så hanterar Balder över 900 aktieböcker – med NVR

Går det verkligen att en person har hand om över 900 aktieböcker? För Beatrice på fastighetsbolaget Balder är det verklighet. Från att genomföra digitaliseringen, med fullt stöd ifrån NVR, till att nu enkelt och effektivt kunna hantera en av de mest komplexa delarna i bolagets administration.

Hög administrativ komplexitet

Fastighets AB Balder är ett av Nordens ledande fastighetskoncerner med bostäder, kommersiella lokaler och hotell i portföljen. Idag finns drygt 900 aktieböcker fördelat på flera olika underkoncerner, vilket gör att den legala och administrativa komplexiteten är hög.

Beatrice Löfling, paralegal på Balder, har en central roll när det kommer till bolagsformalia. När hon klev in i organisationen för fyra år sedan fick hon ett minst sagt omfattande projekt på sitt bord:

– Min första uppgift var att digitalisera våra aktieböcker, vilket var ett enormt arbete. Utan ett system som NVR hade det varit svårt att hantera, berättar Beatrice.

Från manuellt och utspritt till digital kontroll

Innan NVR var det flesta aktieböcker fortfarande fysiska, sparade i pärmar, och vissa i Excel-filer. Att hitta rätt aktiebok var ofta tidskrävande, vilket är en ohållbar situation i verksamheter där transaktioner kan ske både snabbt och ofta.

En annan viktig uppgift var att öka medvetenheten kring aktiebokens betydelse i samband med transaktioner. Behovet blev tydligt först när en affär redan var på väg att genomföras, och då behövde aktieboken kunna tas fram snabbt.

Vid implementeringen fick Balder omfattande hjälp av NVR att digitalisera samtliga aktieböcker, en insats som lade grunden för den struktur och kontroll som finns idag.

”Det absolut största värdet är att ha allt samlat på en plats. Jag loggar in, ser alla koncerner och hittar rätt aktiebok med bara några klick. Det gör att inte bara jag, utan även kollegor och revisorer, enkelt kan få tillgång till den information de behöver.”

NVR är idag ett naturligt verktyg i Beatrices vardag. Hon använder det för att uppdatera befintliga aktieböcker, lägga in nya bolag eller registrera händelser som pantsättningar, anteckningar och annat. Dessutom är det avgörande för att snabbt kunna ta fram underlag till både kollegor och revisorer, och inte minst för att också smidigt stötta vid transaktioner och överlåtelser.

Trygghet genom tillgänglighet

Med NVR har Balder fått en helt ny nivå av tillgänglighet internt. När både kollegor och revisorer själva kan ta fram den information de behöver, utan att belasta enskilda personer, blir organisationen helt enkelt mindre sårbar och arbetet flyter smidigare, även när tempot är högt.

– Tidigare kunde det ta tid att leta fram en aktiebok i arkivet. Nu hittar man den på några klick. Det skapar en trygghet och man vet att ingenting försvinner, berättar Beatrice.

Tryggheten handlar dock inte bara om systemet i sig. Beatrice lyfter även NVR:s support och expertis som en avgörande del av värdet.

– När jag haft frågor, även mer komplexa sådana, har jag alltid fått snabb hjälp. Det ger en trygghet att veta att man har så kunnig support i ryggen.

Med kombinationen av enkel tillgång till aktieböcker och tillgång till expertstöd kan Balder känna sig säker på att alltid ha kontroll, även i pressade situationer som vid transaktioner eller revisioner.

Mer gjort med mindre resurser

Med NVR har Balder gått från ett tidskrävande och riskfyllt arbete till en process som är både snabb och smidig och Beatrice kan idag självständigt hantera hela koncernens över 900 aktieböcker.

Genom att frigöra tid och minska beroendet av manuellt arbete kan Balder inte bara arbeta mer proaktivt, utan också fortsätta växa utan att administrationen blir en flaskhals.

– För mig är det framför allt effektiviteten som är den stora vinsten. Det går snabbt och smidigt och samtidigt är det väldigt användarvänligt.

‍

Om Balder

Fastighets AB Balder är en börsnoterad fastighetskoncern som äger, förvaltar och utvecklar bostäder, kommersiella fastigheter och hotell. Med verksamhet i sex länder och huvudkontor i Göteborg arbetar Balder långsiktigt för att skapa attraktiva och hållbara miljöer där människor vill leva, arbeta och trivas.

‍‍

Vill ni också få bättre kontroll över era aktieböcker? Kontakta oss eller boka en demo redan idag

‍