Vad är en aktiebok och varför mallar eller excel inte är ett bra alternativ

Oavsett om du är en entreprenör, professionell investerare eller jurist så vet du vikten av att ha korrekta register över ett företags transaktioner. Ett av de viktigaste styrdokumenten i ett företag är registret över hur det ägs, aktieboken. I denna artikel förklarar vi vad en aktiebok är, hur den är uppbyggd och varför det inte är en bra idé att använda färdiga mallar eller kalkylblad mallar för ändamålet utan snarare ett dedikerat verktyg.

Vad är en aktiebok?

En aktiebok är ett register över vem som äger aktierna i ett företag vid en given tidpunkt samt dess historik. Det är ett extremt viktigt dokument då det utgör ägarbeviset i privata företag. Grunden i aktieboken är att samtliga aktier ska vara fullt spårbara och för att detta ska vara möjligt ska den innehålla följande information,

• Aktienummer
• Aktieposter
• Datum för införande
• Information om var och en av aktieägarna i form av person/organisationsnummer
• Information om tidigare ägare
• Aktieslag

Denna information är central inte minst då den styr rösträtt och rätten till utdelning.

Varför mallar eller kalkylblad inte är en bra lösning för aktieboken

Många företag använder färdiga mallar eller kalkylblad för att föra aktiebok i tron om att det är en enkel och billig lösning. Att använda mallar eller excel för aktieboken är emellertid inte bara ineffektivt utan kan också innebära betydande risker. Här listar vi några av anledningarna;

Hög risk för fel: Kalkylblad är mycket mottagliga för fel vilket kräver extrem noggrannhet, innebär mycket manuellt arbete och risken för misstag ökar med storleken på aktieboken. Även en liten felaktighet kan ha betydande konsekvenser längre fram då det leder till kaskadfel och det kan vara extremt tidskrävande att reda ut historik i ett företags ägande där det har begåtts misstag tillbaka i tiden. Detta kan i sin tur i värsta fall leda till att beslut fattas på felaktiga grunder.

Säkerhetsrisk: Kalkylblad är sårbara för cyberattacker och dataintrång. Med den ökande förekomsten av cyberbrott är det viktigare än någonsin att se till att känslig finansiell information hålls säker. Kalkylblad saknar de robusta säkerhetsfunktioner som ett dedikerat verktyg ofta erbjuder.

Tidskrävande: Att använda kalkylblad eller mallar kan vara extremt tidskrävande, särskilt om du har en stor aktiebok. Att manuellt uppdatera aktieboken tar  dessutom värdefull tid från andra viktiga områden som hade kunnat prioriteras istället.

Lågt förtroende: Kalkylblad och mallar erbjuder vare sig spårbarhet då informationen enkelt kan manipuleras, eller transparens för aktieägarna, då access via tex ett depåkonto saknas.

Varför du istället bör använda ett dedikerat verktyg

Ett dedikerat verktyg erbjuder flera fördelar jämfört med att använda kalkylblad eller mallar. För det första är det utformat specifikt för att hantera aktieböcker och har således alla nödvändiga funktioner för att göra processen effektiv och säker. För det andra är det väsentligt mycket lägre risk för fel och även om misstag skulle inträffa så finns full spårbarhet vilket gör det betydligt enklare att både identifiera och korrigera. Därtill så frigör det tid och resurser för att fokusera på andra viktiga affärsverksamheter.

Slutsatsen är att istället för att använda kalkylblad eller mallar för din aktiebok så är det högst troligen en god idé att istället välja en dedikerad mjukvara. Ett verktyg byggt för ändamålet sparar tid, minskar fel och säkerställer säkerheten för ditt företags finansiella information och ökar således trovärdigheten för investerare och andra intressenter.

Hur är en digital aktiebok uppbyggd i ett dedikerat verktyg?

En aktiebok byggs vanligtvis med hjälp av mjukvara som är speciellt utformad ändamålet. Mjukvaran tillåter skapandet av en säker, centraliserad databas där företagets aktier kan administreras. Databasen är tillgänglig endast för auktoriserad personal, såsom företagets styrelseledamöter eller till av bolaget bemyndigad personal eller rådgivare i form av tex jurister. Databasen kan uppdateras i realtid vilket gör det enkelt att hålla reda på ägarförändringar och ha en ständigt uppdaterad aktieägaröversikt.